Beschwerdemanagement nach Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

EVO-Verfahrensordnung für Hinweise über mögliches Fehlverhalten

(Whistleblower-Hotline – WBHL und Osapiens-Online-Beschwerdekanal)

Mit unserer Whistleblower-Hotline (WBHL) und unserem Online-Beschwerdekanal „Osapiens“ haben wir ein Frühwarnsystem etabliert, um Risiken für Mensch, Umwelt und unsere Unternehmen frühzeitig zu erkennen. Des Weiteren möchten wir betroffenen Personen einen Zugang zu möglicher Abhilfe anbieten, so dass unmittelbar bevorstehende oder bereits eingetretene Verletzungen schnellstmöglich verhindert, beendet oder minimiert werden können.

Wir stellen sicher, dass die WBHL und der Online-Beschwerdekanal mit den nationalen Gesetzen, insbesondere dem Hinweisgeberschutzgesetz und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, und international anerkannten Menschenrechten vereinbar ist und verbieten jegliche Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber hinweisgebenden Personen.

Unsere WBHL und der Online-Beschwerdekanal steht allen internen und externen Personen auch und soweit technisch möglich, für anonyme Meldungen zur Verfügung.

1. Welche Hinweise / Meldungen sind von unserer WBHL und dem Online-Beschwerdekanal umfasst

Unsere WBHL und der Online-Beschwerdekanal decken insbesondere Hinweise / Meldungen im Zusammenhang mit unseren Geschäftstätigkeiten über ab:

-      die Verletzung von Menschenrechten

-      die Verletzung umweltbezogener Pflichten

-      Gesetzes-Verstöße, insbesondere solcher, die straf- oder bußgeldbewehrt sind

-      Verstöße gegen EU-Verordnungen

Kundenbeschwerden zu Störungen im Zusammenhang mit der Abwicklung von Energielieferverträgen etc. sind nicht Gegenstand unserer WBHL. Hierfür gibt es eigene Beschwerdemöglichkeiten.

2. Empfänger der Hinweise

Hinweise / Meldungen zu Verdachtsfällen können an die folgenden Stellen gemeldet werden:

Die Erreichbarkeit der vorgenannten E-Mailadressen ist durchgängig gewährleistet. Der Compliance Officer der EVO sowie die Vertrauensanwältin sind zu den üblichen Geschäftszeiten persönlich erreichbar. Beide sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unparteiisch, unabhängig und sie verfügen über die notwendige Fachkunde und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, eine Beschwerde über den Online-Beschwerdekanal „Osapiens“ abzugeben. Die dort abgegebenen Hinweise werden an den

weitergeleitet und dort bearbeitet. Sie haben die Möglichkeit Ihre Meldung anonym abzugeben und können den Bearbeitungsstand Ihrer Beschwerde in „Osapiens“ verfolgen. Weitere Informationen, auch zu den Möglichkeiten der Beschwerdemeldungen, erhalten Sie, indem Sie auf der Verlinkung zu Osapiens klicken und den Hinweisen/Anweisungen folgen.

3. Was geschieht mit Ihrem Hinweis / Ihrer Meldung

Da wir Hinweise auf Verdachtsfälle und Verstöße prinzipiell ernst nehmen, gehen wir jedem Hinweis nach, außer der Hinweis erweist sich als offenkundig haltlos, in diesem Fall sehen wir von weiteren Schritten ab.

Auf Wunsch der hinweisgebenden Person wird eine persönliche Zusammenkunft für die Entgegennahme des Hinweises oder mit diesem verbundenen Informationen in einem vertraulichen Umfeld ermöglicht.

Sofern der Hinweis unserer Vertrauensanwältin mitgeteilt wurde, prüft diese die Stichhaltigkeit der Meldung und leitet diese an unseren Compliance Officer weiter.

3.1. Eingangsbestätigung

Nachdem ein Hinweis eingegangen ist, versenden wir spätestens nach sieben Tagen eine Empfangsbestätigung.

3.2. Inhaltliche Bearbeitung des Hinweises

Zunächst prüfen wir, ob ein begründeter Anfangsverdacht vorliegt und der Hinweis stichhaltig ist. Zur Klärung und Erörterung des Sachverhalts sowie zur Beschaffung weiterer notwendiger Informationen wird - soweit möglich - unverzüglich der Kontakt zur hinweisgebenden Person aufgenommen. In diesem Zuge können auch Erwartungen zu Abhilfe- und / oder Präventionsmaßnahmen mit Blick auf den gemeldeten Verstoß erörtert und aufgenommen werden. Sofern für die Aufklärung und Bearbeitung des Hinweises erforderlich, werden weitere konzernintern Verantwortliche und inhaltlich betroffene Funktionseinheiten herangezogen und ggf. auch Behörden eingebunden.

Im Fall eines anonymen Hinweises wird die hinweisende Person danach befragt, ob sie ihre Anonymität aufrechterhalten und gewahrt wissen möchte. Dieser Wunsch wird zwingend respektiert.

3.3. Abschließende Beurteilung

Sofern sich ein Verdacht nicht bestätigt, schließen wir die Ermittlung aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen ab.

In allen anderen Fällen veranlasst die den Hinweis empfangende Stelle alle notwendigen Entscheidungen; Maßnahmen werden angemessen und je nach Erkenntnisstand und Bedrohungslage getroffen.

Spätestens innerhalb von drei Monaten ab Empfangsbestätigung erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung zu geplanten sowie bereits ergriffenen Maßnahmen sowie deren Gründe. Von einer Rückmeldung wird allerdings so lange abgesehen, solange diese andauernde oder anstehende Nachforschungen und Ermittlungen oder die Rechte Dritter beeinträchtigen können.

3.4. Dokumentation

Wir dokumentieren jeden Hinweis in dauerhaft abrufbarer Weise. Telefonische und andere mündliche Meldungen werden durch eine Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll)

4. Schutz des Hinweisgebers

Der Schutz eines Hinweisgebers hat bei uns oberste Priorität.

Wir verpflichten uns, Hinweisgeber vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Meldung zu schützen und Vergeltungsmaßnahmen / Repressalien aufgrund von Meldungen oder Hinweisen nicht zu tolerieren und konsequent zu verfolgen.

Hinweisgeber unterliegen einem besonderen Schutz, vorausgesetzt die Information, die der Hinweisgeber abgegeben hat, ist zutreffend oder der Hinweisgeber hat dies zumindest in gutem Glauben angenommen bzw. annehmen dürfen. Der Hinweisgeber muss demnach in gutem Glauben gehandelt haben.

Eine hinweisgebende Person wird auch nicht für die Beschaffung von oder den Zugriff auf Informationen, die sie gemeldet oder offengelegt hat, rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern sie durch die Beschaffung oder den Zugriff nicht selbst eine Straftat begeht.

Zudem verletzt eine hinweisgebende Person keine Offenlegungsbeschränkungen und kann nicht für die bei einer Meldung oder Offenlegung erfolgte Weitergabe von Informationen rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die Weitergabe der Informationen erforderlich war, um einen Verstoß aufzudecken.

Der Schutz des Hinweisgebers entfällt allerdings, wenn die Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet hat.

5. Gewährleistung der Vertraulichkeit

Wir gewährleisten Vertraulichkeit hinsichtlich:

-      der Identität der hinweisgebenden Person sowie

-      der Identität der Personen, die möglicherweise Gegenstand der Meldung sind, sowie

-      der Identität sonstiger Personen, die in einer Meldung genannt sind.

Die hier aufgeführten Identitäten werden ausschließlich den Personen bekannt, die für die jeweilige Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind.

Der Identitätsschutz entfällt allerdings,

-  wenn vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet werden oder

-  Strafverfolgungsbehörden aufgrund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung die Heraus- und Weitergabe von uns verlangen.

Die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, dürfen auch dann weitergegeben werden, wenn dies im Rahmen interner Untersuchungen zur Sachverhaltsaufklärung erforderlich ist.

Stand: März 2023