Unser Compliance-Management-System (CMS)

Die strikte Befolgung von Recht und Gesetz ist unverzichtbarer Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Unser Compliance-Management-System (CMS) ist daher ein wichtiges Element unserer Unternehmensführung: Das System hilft uns sicherzustellen, dass die gesetzlichen Regelungen eingehalten und gleichzeitig unsere unternehmensinternen Richtlinien und ethischen Standards, denen wir uns verpflichtet fühlen, umgesetzt werden.

Alle maßgeblichen geschäftlichen Tätigkeiten und Geschäftsprozesse der Energieversorgung Offenbach AG werden vom CMS abgedeckt: In einem detaillierten Handbuch zur Compliance beschreiben wir sowohl die materiellen Inhalte sowie die erforderlichen Organisationsstrukturen und Prozesse als auch die personellen Verantwortlichkeiten und unser Reporting-System. Dieses Handbuch ist für alle Konzerngesellschaften der Energieversorgung Offenbach AG verbindlich und steht – als Teil unseres Organisationshandbuchs – jederzeit für alle Mitarbeiter in unserem Intranet bereit.

Wir haben unser CMS so ausgerichtet, dass relevante Vorgänge in sensiblen Bereichen bereits im Vorfeld geprüft werden, um so Verstöße zu vermeiden und präventiv korrigierende Maßnahmen einleiten zu können. Dazu prüfen wir nicht reaktiv, sondern gestalten unsere sensiblen Prozesse so, dass die Beachtung der Compliance-relevanten Bestimmungen bereits Teil des Geschäftsprozesses ist (sog. systemische Compliance).

Spenden und Zahlungen an politische Organisationen sind im Konzern der Energieversorgung Offenbach AG strikt untersagt.

Unsere Compliance Officer stellen gemeinsam mit den betroffenen Unternehmenseinheiten die Compliance-relevanten Vorschriften zusammen, dokumentieren und erläutern sie und überwachen ihre Umsetzung und Einhaltung. Darüber hinaus schulen sie die Beschäftigten zu den jeweils relevanten Schwerpunkten, kontrollieren die Einhaltung aller CMS-Prozesse und erstatten dem Vorstand Bericht. Der Chief Compliance Officer berät und unterstützt den Vorstand hinsichtlich präventiver Maßnahmen zur Vermeidung und Aufklärung insbesondere von Gesetzesverstößen, Korruption und dolosen Handlungen.

Besondere Aufmerksamkeit legen wir darauf, unsere Mitarbeiter im Vertrieb, in vertriebsnahen Bereichen und im Einkauf intensiv über Korruptionsprävention zu informieren und ihnen umfassend das korrekte Verhalten bei Zuwendungen und Einladungen zu erläutern.

Whistleblower-Hotline

Über eine anonyme Whistleblower Hotline können Mitarbeiter und Dritte den Compliance Officer oder einen externen Vertrauensanwalt zudem direkt erreichen und auf Fehlverhalten hinweisen.

Wir tragen dafür Sorge, dass alle Führungskräfte des Konzerns der Energieversorgung Offenbach AG die allgemeinen Compliance-Anforderungen und die für ihre Unternehmenseinheit jeweils relevanten gesetzlichen Anforderungen kennen, indem wir sie regelmäßig schulen. Dabei sind die Vorschriften für jeden Verantwortungsbereich der Unternehmenseinheiten spezifisch ausgearbeitet.

Compliance-Management-Erklärung

Unsere Führungskräfte sind zudem verpflichtet, zum Ende jedes Berichtsjahrs in einer ausführlichen Compliance-Management-Erklärung (CME) zu bestätigen, dass die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten wurden. Diese CME beinhaltet auch die Erklärung der jeweiligen Führungskraft, dass seine Mitarbeiter in das CMS eingewiesen sowie dazu geschult worden sind. Zudem müssen die Führungskräfte im Rahmen der CME in Fragebögen, die gezielt auf die Gegebenheiten der jeweiligen Unternehmenseinheit abgestimmt sind, detailliert Stellung nehmen.

Um neuen Führungskräften die Grundlagen für die Übernahme von Führungsverantwortung im Konzern zu erläutern, ist ab der Gruppenleiterebene der Besuch eines mehrtägigen Seminars obligatorisch. Im Rahmen des Seminars weisen wir jeden neu bestellten Geschäftsführer und jede Nachwuchsführungskraft in alle Verantwortungsbereiche strukturiert ein.

Compliance bei Lieferanten

Wir befragen die Lieferanten und Dienstleister unserer wesentlichen Unternehmensstandorte zu ihrer Compliance und menschen- sowie umweltrechtlichen Risiken nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Darüber hinaus holt unser Einkauf bei wichtigen Ausschreibungen und Verträgen eine Lieferantenselbstregistrierung und Lieferantenauskunft ein. So erfahren wir,

• welche Compliance- bzw. Antikorruptionsregelungen beim jeweiligen Lieferanten gültig sind und ob diese auch für dessen Vorlieferanten oder Subunternehmen gelten,
• ob die Arbeitsbedingungen den jeweils national geltenden Gesetzen und Verordnungen entsprechen und ob die international anerkannten Arbeitsstandards eingehalten werden, und
• welche nichtmonetären Unternehmensziele, wie freiwillige Umweltschutzmaßnahmen oder Bildungs-, Kultur- und Sportsponsoring, verfolgt werden.

Weitere wichtige Bestandteile unserer Unternehmenssteuerung sind unser Risikomanagementsystem und das interne Kontrollsystem zur Rechnungslegung (IKS).